Quy chế in và quản lý văn bằng chấn chỉnh

          Về cấp số hiệu cho văn bằng, chứng chỉ: sau khi có quyết định công nhận tốt nghiệp và chỉ đạo của trưởng phòng cán bộ quản lý phôi cấp số hiệu văn bằng, chứng chỉ cho nhân viên in bằng (số đầu và số cuối của đợt cấp; số lượng phôi bằng với số lượng học viên tốt nghiệp theo quyết định) theo nguyên tắc quy ước nêu trên với số đầu là số tiếp theo ngay sau số cuối của đợt đã cấp ra liền kề trước đó trong năm; bàn giao số hiệu và phôi cho nhân viên in bằng. Việc giao nhận số hiệu, phôi bằng phải được ký giao/nhận vào sổ cấp phôi văn bằng, chứng chỉ do nhân viên quản lý phôi giữ.

Căn cứ số đầu và số cuối nhân viên in bằng được giao suy ra các số hiệu văn bằng, chứng chỉ theo nguyên tắc quy ước nêu trên và in/ghi vào văn bằng, chứng chỉ.

Trên Giấy chứng nhận chỉ ghi số của quyết định cấp kèm theo.

1.2. Số vào sổ cấp bằng, chứng chỉ

Số vào sổ cấp bằng, chứng chỉ, chứng nhận được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 (mỗi năm lập một sổ riêng; mỗi hệ đào tạo một sổ riêng; trường hợp hệ đào tạo có số học sinh tốt nghiệp trong năm ít thì có thể dùng một sổ cho nhiều năm nhưng phải đánh số và phân chia theo từng năm từ ngày 01/01 đến 31/12).

2. Đối với phôi văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận bị hư hỏng, viết/in sai, chất lượng không bảo đảm, chưa sử dụng do thay đổi mẫu phôi thì phòng quản lý Đào tạo phải lập biên bản hủy bỏ, ghi rõ số lượng, tình trạng trước khi bị hủy bỏ. Biên bản hủy bỏ phải được lưu trữ vào hồ sơ để theo dõi, quản lý. Quy định này cũng áp dụng đối với văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận viết, in sai đã được ký, đóng dấu.

          3. Trường hợp phôi văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận bị mất Nhà trường có trách nhiệm lập biên bản và thông báo ngay với Cơ quan công an và cơ quan quản lý nhà nước đối với trường theo phân cấp để xử lý kịp thời.

          Điều 6. Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc cấp và quản lý văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

          1. Thường xuyên chỉ đạo thực hiện kiểm tra, thanh tra hoạt động in (hoặc mua), quản lý, sử dụng phôi, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận trong toàn Trường.

          2. Chịu trách nhiệm cá nhân trước cơ quan quản lý nhà nước khi để xảy ra vi phạm trong hoạt động in (hoặc mua), quản lý, sử dụng phôi, cấp phát văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận.

          3. Báo cáo bằng văn bản cho cơ quan quản lý nhà nước trực tiếp quản lý trường trước ngày 10 tháng 01 của năm tiếp theo về việc in (hoặc mua) phôi, sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận theo các quy định hiện hành.

          Điều 7. Thời hạn cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

          1. Hiệu trưởng có trách nhiệm cấp (hoặc tổ chức trao) văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận cho người học đủ điều kiện cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận trong thời gian 30 ngày làm việc kể từ ngày người học kết thúc thi môn thi tốt nghiệp cuối cùng hoặc bảo vệ chuyên đề khóa luận tốt nghiệp

          2. Trong thời gian chờ cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận người học đủ điều kiện cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận tốt có nhu cầu xin việc phòng quản lý Đào tạo làm thủ tục cấp giấy chứng nhận tạm thời cho người học (Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời do Hiệu trưởng ký.

          Điều 8. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

          1. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận được lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận trong đó ghi chép đầy đủ những nội dung tiếng Việt như bản chính.

          2. Sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

          3. Mẫu sổ gốc cấp bằng tốt nghiệp cao đẳng, trung cấp theo mẫu của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội.

          4. Mẫu sổ gốc cấp chứng chỉ, chứng nhận theo mẫu của Bộ Lao động Thương binh và  Xã hội.

          5. Sổ gốc cấp bằng, chứng chỉ, chứng nhận được lưu tại cơ sở chính của Trường. Các phân hiệu lập và quản lý, lưu sổ nhận bằng, chứng chỉ, chứng nhận.

          Điều 9. Ký, đóng dấu văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

          1. Hiệu trưởng ký văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận. Hiệu trưởng khi ký văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận phải ký theo mẫu chữ ký đã thông báo với cơ quan có thẩm quyền và ghi rõ, đủ họ tên, chức danh.

          2. Trường hợp chưa bổ nhiệm Hiệu trưởng thì phó Hiệu trưởng được giao phụ trách trường có thẩm quyền ký cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận.

          3. Việc đóng dấu trên chữ ký của người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận thực hiện theo quy định về công tác văn thư hiện hành.

          Điều 10. Ký xác nhận kết quả học tập

          1. Trưởng phòng quản lý Đào tạo thừa lệnh Hiệu trưởng ký xác nhận kết quả học tập của người học.

          2. Trường hợp người học bị mất bảng điểm gốc, cần xin lại bảng điểm thì phải làm đơn đề nghị xin cấp lại bảng điểm và nạp về Phòng quản lý  Đào tạo. Bảng điểm cấp các lần sau phải ghi là “Bảng điểm cấp lại”.

          Điều 11. Thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

          Hiệu trưởng là người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận.

          Trường hợp Nhà trường có sự thay đổi như: sáp nhập, chia, tách hoặc có sự điều chỉnh về thẩm quyền thì người có thẩm quyền quyết định chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận là người đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận.

          Điều 12. Các trường hợp chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận

          1. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận có quyền yêu cầu chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận trong trường hợp sau khi được cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận người học được cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc xác nhận việc thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, đăng ký khai sinh quá hạn, điều  chỉnh bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, đăng ký lại việc sinh theo quy định của pháp luật.

          2. Người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận phải nạp hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận theo quy định về Phòng quản lý Đào tạo. Phòng Đào tạo có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tham mưu cho Hiệu trưởng ban hành quyết định chỉnh sửa.

          Điều 13. Hồ sơ, trình tự, thủ tục chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận

          1. Hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận:

          a) Đơn đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận, theo mẫu quy định        

          b) Văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận đề nghị chỉnh sửa;

          c) Quyết định cho phép thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận do thay đổi hoặc cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính;

          d) Giấy khai sinh đối với trường hợp chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận do bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại việc sinh, đăng ký khai sinh quá hạn;

          đ) Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người được cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận;

          e) Các tài liệu trong hồ sơ đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận quy định tại các điểm b, c, d, đ khoản này có thể là bản sao không có chứng thực hoặc bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính;

          g) Trong trường hợp khi tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao không có chứng thực thì yêu cầu người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu phải ký xác nhận và ghi rõ họ tên vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính;

          h) Nếu tiếp nhận tài liệu trong hồ sơ là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì trường có thẩm quyền chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.

          2. Trình tự, thủ tục chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận được quy định như sau:

          a) Người đề nghị chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận nộp 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho phòng quản lý  Đào tạo;

          b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, phòng quản lý Đào tạo tham mưu cho Hiệu trưởng xem xét quyết định việc chỉnh sửa; nếu không chỉnh sửa thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do;

          c) Việc chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận được thực hiện bằng quyết định chỉnh sửa; không chỉnh sửa trực tiếp trên văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận.

          3. Nội dung chính của quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận gồm:

          a) Họ, chữ đệm, tên; ngày tháng năm sinh của người có văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận được chỉnh sửa;

          b) Tên, số, ngày tháng năm cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận được chỉnh sửa;

          c) Nội dung chỉnh sửa;

          d) Lý do chỉnh sửa;

          đ)  Hiệu lực và trách nhiệm thi hành quyết định.

          Điều 14. Thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận

          1. Văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận bị thu hồi, hủy bỏ trong các trường hợp sau đây:

          a) Có hành vi gian lận trong tuyển sinh, học tập, thi cử, gian lận trong việc làm hồ sơ để được cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận;

          b) Cấp cho người không đủ điều kiện;

          c) Do người không có thẩm quyền cấp;

          d) Văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận bị tẩy xóa, sửa chữa;

          đ) Để cho người khác sử dụng.

          2. Trường Cao đẳng Bách nghệ Hà Nội chịu trách nhiệm thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận.

          Điều 15. Công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận trên trang thông tin điện tử

1. Sau khi có quyết định công nhận tốt nghiệp Nhà trường công bố công khai thông tin về cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận trên trang thông tin điện tử của Trường. Thông tin công bố công khai về cấp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận gồm các nội dung phải đảm bảo chính xác so với sổ gốc, phải được cập nhật và lưu trữ thường xuyên trên trang thông tin điện tử

          2. Trường hợp văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận được chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ thì cũng phải được công bố công khai trên trang thông tin điện tử.

Chương III

CẤP BẢN SAO VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ TỪ SỔ GỐC

          Điều 16. Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

          Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là việc Nhà trường đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Các nội dung ghi trong bản sao từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc.

          Điều 17. Giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc

          Bản sao văn bằng, chứng chỉ được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

          Điều 18. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc  

          Trường Cao đẳng Bách nghệ Hà Nội có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cho người học. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

          Điều 19. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

          Những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:

          1. Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

          2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.

          3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ tốt trong trường hợp người đó đã chết.

          Điều 20. Trình tự, thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc  

          1. Người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải có đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ theo mẫu quy định kèm theo tại quy định này, xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc căn cước công dân còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 19 của Quy định này ngoài giấy tờ theo quy định trên, phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

          2. Trường đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì nhà trường có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

          3. Trường hợp không cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc cho người yêu cầu thì nhà trường phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

          4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện như sau:

a) Được thực hiện trong thời gian không quá 05 ngày làm việc sau khi nhà trường nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

          b) Đối với trường hợp yêu cầu cấp nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà nhà trường không thể đáp ứng được thời  hạn quy định tại điểm a khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài  thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.

          5. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải trả lệ phí theo quy định.

          Điều 21. Sổ cấp bản sao và quản lý việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

          1. Sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được lập ra khi thực hiện việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc trong đó ghi chép đầy đủ những nội dung như bản sao mà trường đó đã cấp.

          2. Sổ cấp bản sao từ sổ gốc phải được ghi chép chính xác, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, không được tẩy xóa, đảm bảo quản lý chặt chẽ và lưu trữ vĩnh viễn.

          3. Mỗi lần cấp bản sao từ sổ gốc đều phải ghi vào sổ cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Số vào sổ cấp bản sao được lập liên tục theo thứ tự số tự nhiên từ nhỏ đến lớn theo từng năm từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

          Điều 22. Trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị liên quan

          1. Trưởng phòng quản lý  Đào tạo

          a) Chịu trách nhiệm in (hoặc mua), quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận trong toàn Trường;

          b) Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn các phân hiệu trong việc in (hoặc mua) quản lý, cấp phát, chỉnh sửa, thu hồi Chứng chỉ đào tạo, Giấy chứng nhận theo quy định này và khi được phân cấp.

          c)  Thực hiện việc cấp phát, chỉnh sửa, thu hồi văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận cho người học. Cấp bản sao từ sổ gốc văn bằng, chứng chỉ và chứng nhận cho người học;

          d) Tham mưu Hiệu trưởng mức thu và thu chi phí làm văn bằng, chứng chỉ của người học .

          e) Thực hiện công tác báo cáo theo quy định.

          Điểu 23. Hiệu lực thi hành

          Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.

          Điều 24 . Trách nhiệm thi hành

          1. Việc điều chỉnh, bổ sung các điều khoản của Quy chế này do Hiệu trưởng quyết định;

          2. Các Phòng, Khoa, Trung tâm và các bộ phận, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này./.

PHỤ LỤC 4

MẪU CHỨNG NHẬN

            HIỆU TRƯỜNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH NGHỆ HÀ NỘI

            Cấp cho:

          Ông/Bà:............................................................ .............................................

          Ngày sinh:........................................................................... ..............................Nơi sinh:...................................................................

          Đơn vị:............................................................................. .........................................................

          Đã hoàn thành:................................................................... ...................................................................

          ................................................................................ ......................................................

          Thời gian: Từ...................................................................đến........ ...........................................................

MẪU ĐƠN ĐỀ NGHỊ CHỈNH SỬA LẠI BẰNG TỐT NGHIỆP/CẤP BẢN SAO

 BẰNG TỐT NGHIỆP TỪ SỔ GỐC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-------------

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

CHỈNH SỬA BẰNG TỐT NGHIỆP/CẤP BẢN SAO

BẰNG TỐT NGHIỆP TỪ SỔ GỐC

Kính gửi: ………………………… …………

Tôi tên là: ………………………… ……………… Nam (nữ):..........

Ngày sinh: ………………………… … Quê quán: ………………………… ………….…

Số CMND (số hộ chiếu/căn cước công dân): ..………………

Ngày cấp: ……/……/………

Nơi cấp: ………………………… ………………………… ………………………… ……

Trước đây tôi là học sinh/sinh viên của Trường Cao đẳng Bách nghệ Hà Nội thuộc lớp K.......Khóa:..................

Ngành/nghề đào tạo: ………………………… ……

Hình thức đào tạo: ………………………… .

Đào tạo tại: Trường Cao đẳng Bách nghệ Hà Nội

Đã được cấp bằng ngày ……. tháng ……. năm ………………………… ………………

Số hiệu bằng: ………………………… …… Số vào sổ cấp bằng: ………………………

Nay tôi làm đơn này đề nghị nhà trường chỉnh sửa bằng tốt nghiệp/cấp bản sao bằng tốt nghiệp từ sổ gốc mà tôi đã được nhà trường cấp.

Lý do: ………………………… ………………………… ………………………

Tôi xin chân thành cảm ơn./.

                                             .........................., ngày .......tháng ..... năm 20..........

                                               NGƯỜI VIẾT ĐƠN

                         &n bsp;            &nbs p;                           &n bsp;  (Họ tên và chữ ký)

MẪU SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP

TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH NGHỆ HÀ NỘI

SỔ GỐC CẤP BẰNG TỐT NGHIỆP CAO ĐẲNG/TRUNG CẤP

Khóa học: ……………….………&hellip ;………………………&hellip ;………………………&hellip ;…

Hình thức đào tạo: ………………………… ………………………… ……..……………..

Quyết định công nhận tốt nghiệp số .... ngày .... tháng .... năm ………………………… …